Dana Kas Kecil

·        Definisi Kas Kecil : Pencatatan pengeluaran dan pemasukan keuangan yang dipergunakan atasan / unit. Alasan untuk keperluan yang belum terencana oleh sekretaris.

·        Karakteristik Dana Kas Kecil sebagai berikut :

1. Jumlah dibatasi sehingga tidak melebihi/tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajement perusahaan.

2. Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin dan setiap hari.

3. Disimpan ditempat khusus, misalnya : dikotak kecil yang biasa disebut petty cash box/ didalam sebuah amplop.

4. Ditanda tangani / dipegang oleh petugas keuangan ditingkatkan pemula (Junior Cashier).

v     Perlengkapan Administrasi Dana Kas Kecil sebagai berikut :

Ø     Tahap-tahap Pembentukan Dana Kas Kecil sebagai berikut :

A.     Menaksirkan jumlah uang yang diperlukan untuk Dana Kas Kecil.

B.     Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutnya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan untuk Dana Kas Kecil.

C.     Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut disimpan oleh kasir kas kecil.

D.     Berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang Dana Kas Kecil membuat laporan pertanggungjawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.

Ø     Perlengkapan Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil sebagai berikut :

A.     Bukti transaksi penerimaan/pengisian kembali dana kas kecil seperti cek.

B.     Bukti transaksi.

C.     Peralatan menulis.

D.     Alat untuk menghitung.

E.      Formulir Jurnal.

F.      Formulir penerimaan dan pengeluaran / mutasi dana kas kecil.

v     Peralatan / Dokumen yang dibutuhkan sebagai berikut :

Ø     Jenis peralatan / dokumen yang dibutuhkan sebagai berikut :

A.     Bukti Kas Keluar.

B.     Cek.

C.     Permintaan pengeluaran Kas Kecil.

D.     Bukti pengeluaran Kas Kecil.

E.      Permintaan pengisian pengembalian Kas Kecil.

v     Fungsi-Fungsi yang terkait dengan Kas Kecil sebagai berikut :

·        Fungsi Kas.

·        Fungsi Akutansi.

·        Fugsi Pemegang Dana Kas Kecil.

·        Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai.

·        Fungsi Pemeriksa Intern.

v    Metode Pencatatan Dana Kas Kecil sebagai berikut :

Ø      Metode Dana Tetap (Imprest Fund System) adalah : Metode pencatatan kas kecil dengan jumlah  a lokasi Dana Kas Kecil bersifat tetap.

Ø      Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuating Fund System) adalah : Metode pencatatan kas kecil dengan jumlah a lokasi Dana Kas Kecil yang bersifat tidak tetap / berubah.

v    Pembentukan Kas Kecil
Penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil yang akan bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian kas kecil
Perusahaan harus menaksir jumlah kas yang diperlukan untuk suatu jangka waktu tertentu, misalnya seminggu/sebulan
Perusahaan mengeluarkan cek dan menguangkannya di bank untuk mengisi dana kas kecil tersebut.

Jurnal              :
Kas kecil          
       Kas                  
Catatan: Apabila kas kecil hampir habis, maka kas kecil harus diisi kembali, pemegang kas kecil harus menunjukkan bukti pengambilan kas kecil dari periode sebelumnya.

      Metode
Metode yang digunakan dalam mencatat Kas Kecil ada 2 yaitu:

      Metode Imprest (Imprest Fund Method)
Metode ini digunakan apabila: 
Jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. 
Pencatatan dilakukan pada saat pengisian kembali dengan menyerahkan bukti-bukti (cek) pengeluaran yang sudah dibayar
Jurnal              :
Biaya      
Biaya      
Biaya      
   Kas          

      Metode Fluktuasi (Fluctuation Method)
Metode ini digunakan apabila:

sistem pengeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu.
 
    Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :
• Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
• Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
• Jurnal pengeluaran kas
• Buku jurnal kas kecil
• Buku laporan penggunaan dana kas kecil
• Bukti pengeluaran kas kecil
• Alat tulis dan alat hitung